Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer, der ohne Eigentümerversammlung zustande kommt. Nach § 23 Abs. 3 WEG ist er gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären, zum Beispiel per E-Mail. Eine bloße Mehrheit genügt nur dann, wenn die Gemeinschaft vorher für genau diesen einzelnen Gegenstand beschlossen hat, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreicht. Im Folgenden erläutern wir, wie ein Umlaufverfahren sauber abläuft, wie ein Beschlussantrag formuliert sein sollte und worauf Eigentümer und Verwaltungsbeiräte achten sollten.
Kurz gesagt
- Ein Umlaufbeschluss braucht im Regelfall die Zustimmung aller Wohnungseigentümer, nicht nur die der Mehrheit.
- Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 genügt die Textform: E-Mail, Plattform oder App statt eigenhändiger Unterschrift.
- Die einfache Mehrheit im Umlauf ist nur möglich, wenn die Eigentümer dies zuvor für einen konkreten Gegenstand beschlossen haben.
- Der Beschluss entsteht erst, wenn das Ergebnis festgestellt und allen Eigentümern mitgeteilt wird. Ab dann läuft die einmonatige Anfechtungsfrist.
- Geeignet ist das Verfahren vor allem für klar umrissene, eilige oder unstrittige Entscheidungen.
Inhaltsverzeichnis
- Inhalt
- Was ein Umlaufbeschluss ist und wann er sich eignet
- Welche Mehrheit erforderlich ist
- Ablauf in sechs Schritten
- Muster für einen Umlaufbeschluss
- Digital abstimmen: E-Mail, Portal, App
- Wirksamkeit, Beschluss-Sammlung und Anfechtung
- Sonderfall Wirtschaftsplan: worauf Sie bei der Prüfung achten
- Unsere Sicht aus der Verwaltungspraxis
- Unterstützung durch Ihre WEG-Verwaltung
- Häufige Fragen
- Quellen
Inhalt
- Was ein Umlaufbeschluss ist und wann er sich eignet
- Welche Mehrheit erforderlich ist
- Ablauf in sechs Schritten
- Muster für einen Umlaufbeschluss
- Digital abstimmen: E-Mail, Portal, App
- Wirksamkeit, Beschluss-Sammlung und Anfechtung
- Sonderfall Wirtschaftsplan: worauf Sie bei der Prüfung achten
- Unsere Sicht aus der Verwaltungspraxis
- Häufige Fragen
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Streitfragen in Ihrer Gemeinschaft wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Wohnungseigentumsrecht.
Was ein Umlaufbeschluss ist und wann er sich eignet
Grundsätzlich fassen Wohnungseigentümer ihre Beschlüsse in der Eigentümerversammlung. Dort wird beraten, abgestimmt und das Ergebnis verkündet. Der Umlaufbeschluss ist die gesetzlich vorgesehene Ausnahme: Die Entscheidung wird schriftlich oder elektronisch „in Umlauf“ gegeben, und jeder Eigentümer erklärt seine Zustimmung für sich.
Der Vorteil liegt auf der Hand. Niemand muss einen Termin abstimmen, einen Raum buchen oder anreisen. Gerade für Eigentümer, die nicht im Rhein-Main-Gebiet wohnen, ist das eine spürbare Erleichterung. Die Grenze ist ebenso deutlich: Weil im Regelfall alle zustimmen müssen, reicht eine einzige Gegenstimme oder eine einzige fehlende Rückmeldung, damit der Beschluss nicht zustande kommt.
In der Praxis eignet sich das Umlaufverfahren deshalb vor allem für:
- eilige Erhaltungsmaßnahmen, etwa die Freigabe eines Angebots nach einem Sturmschaden, wenn die nächste ordentliche Versammlung noch Monate entfernt ist,
- unstrittige Einzelentscheidungen, zum Beispiel die Beauftragung eines Gutachters oder die Verlängerung eines Wartungsvertrags,
- kleine Gemeinschaften, in denen alle Eigentümer gut erreichbar sind und sich ohnehin regelmäßig abstimmen,
- Nachträge, die in der letzten Versammlung schlicht vergessen wurden.
Weniger geeignet sind Themen, bei denen Diskussionsbedarf besteht: größere Sanierungen mit mehreren Varianten, Änderungen der Kostenverteilung oder die Bestellung einer neuen Verwaltung. Hier bietet die Versammlung den Rahmen für Fragen und Abwägung. Wie eine Versammlung strukturiert abläuft, erklären wir in unserem Beitrag zum Ablauf der Eigentümerversammlung.
Welche Mehrheit erforderlich ist
Der Regelfall: Allstimmigkeit
Nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG ist ein Beschluss ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären. Das ist mehr als Einstimmigkeit unter den Abstimmenden: Gemeint sind sämtliche Eigentümer der Gemeinschaft. Enthaltungen, Schweigen oder eine vergessene E-Mail zählen nicht als Zustimmung.
Der Unterschied zur Versammlung ist erheblich. Dort genügt für die meisten Beschlüsse die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, und seit der Reform ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung.
Die Ausnahme: Mehrheit nach Absenkungsbeschluss
Das Gesetz erlaubt eine Erleichterung: Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG). In der Praxis spricht man vom Absenkungsbeschluss.
Dabei sind drei Punkte entscheidend:
- Einzelner Gegenstand: Der Absenkungsbeschluss muss sich auf eine konkrete Angelegenheit beziehen, etwa „Auswahl des Fachbetriebs für die Dachsanierung“. Eine pauschale Regel wie „künftig genügt im Umlauf immer die Mehrheit“ deckt das Gesetz nicht.
- Vorher gefasst: Der Absenkungsbeschluss wird zuvor gefasst, typischerweise in einer Versammlung, oder seinerseits allstimmig im Umlauf.
- Mehrheit der abgegebenen Stimmen: Gezählt werden die tatsächlich abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen. Wer nicht antwortet, wird nicht mitgezählt.
Ein typisches Beispiel: Die Versammlung beschließt eine Fassadensanierung, möchte die endgültige Farbauswahl aber erst nach Vorlage von Mustern treffen. Sie beschließt deshalb, dass über die Farbe im Umlauf mit einfacher Mehrheit entschieden wird. So bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig, ohne eine zweite Versammlung einberufen zu müssen.
Übersicht: Versammlung und Umlauf im Vergleich
| Kriterium | Beschluss in der Versammlung | Umlaufbeschluss (Regelfall) | Umlaufbeschluss nach Absenkungsbeschluss |
|---|---|---|---|
| Erforderliche Zustimmung | Mehrheit der abgegebenen Stimmen (bei den meisten Beschlüssen) | alle Wohnungseigentümer | Mehrheit der abgegebenen Stimmen |
| Form der Stimmabgabe | mündlich oder per Handzeichen, auch online bei entsprechendem Beschluss | Textform | Textform |
| Diskussion möglich | ja | nein | nein |
| Typischer Einsatz | alle wesentlichen Entscheidungen | eilige, unstrittige Einzelfragen | vorab festgelegte Detailfragen |
| Wirksam ab | Verkündung in der Versammlung | Feststellung und Mitteilung des Ergebnisses | Feststellung und Mitteilung des Ergebnisses |
Ablauf in sechs Schritten
Ein Umlaufbeschluss gelingt, wenn er so sorgfältig vorbereitet wird wie ein Tagesordnungspunkt. Wir empfehlen folgende Reihenfolge:
- Gegenstand klar festlegen. Auch für Beschlüsse gilt, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet sein muss (§ 23 Abs. 2 WEG). Formulieren Sie deshalb einen eindeutigen Beschlussantrag: Was genau wird beschlossen, mit welchem Betrag, aus welcher Finanzierungsquelle?
- Unterlagen beifügen. Angebote, Fotos, Gutachten oder Kostenschätzungen gehören in den Umlauf. Jeder Eigentümer soll ohne Rückfrage entscheiden können.
- An alle Eigentümer versenden. Der Antrag geht an sämtliche Wohnungseigentümer, und zwar über einen Weg, der den Zugang nachvollziehbar macht. Bewährt hat sich, den Antrag als PDF beizufügen und ihn nicht nur im Text der E-Mail zu formulieren.
- Frist setzen. Das Gesetz schreibt für den Umlauf keine feste Frist vor. Eine angemessene Rückmeldefrist, häufig zwei bis drei Wochen, schafft Klarheit für alle Beteiligten.
- Stimmen sammeln und dokumentieren. Jede Zustimmung wird mit Datum und Absender festgehalten. Bei Rückfragen sollte die Antwort ebenfalls allen Eigentümern zugehen, damit niemand einen Informationsvorsprung hat.
- Ergebnis feststellen und mitteilen. Erst wenn das Ergebnis festgestellt und den Eigentümern bekannt gegeben wird, ist der Beschluss gefasst. Anschließend wird er in die Beschluss-Sammlung eingetragen.
Muster für einen Umlaufbeschluss
Die folgende Vorlage zeigt, welche Bestandteile ein Umlaufbeschluss in der Regel enthält. Sie dient der Orientierung und sollte an Ihre Gemeinschaft und den konkreten Gegenstand angepasst werden.
Wohnungseigentümergemeinschaft [Straße, Hausnummer, PLZ Ort]
Beschlussantrag im Umlaufverfahren gemäß § 23 Abs. 3 WEG
Gegenstand: Erneuerung der Eingangstür des Gemeinschaftseigentums
Beschlussantrag: Die Wohnungseigentümer beschließen, die Firma [Name] gemäß Angebot Nr. [Nummer] vom [Datum] mit der Erneuerung der Hauseingangstür zu einem Bruttopreis von [Betrag] Euro zu beauftragen. Die Kosten werden aus der Erhaltungsrücklage entnommen. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Auftrag im Namen der Gemeinschaft zu erteilen.
Anlagen: Angebot Nr. [Nummer], Fotos des aktuellen Zustands
Bitte erklären Sie Ihre Zustimmung in Textform (z. B. per E-Mail) bis zum [Datum] an [Adresse der Verwaltung].
Erklärung: Ich/Wir, [Name], Eigentümer der Einheit Nr. [Nummer], stimme(n) dem obigen Beschlussantrag zu / nicht zu / enthalte(n) mich.
[Ort, Datum, Name]
Beachten Sie bei der Verwendung: Im Regelfall ist der Beschluss nur gefasst, wenn alle Eigentümer „zustimmen“ ankreuzen. Die Optionen „nicht zu“ und „enthalte mich“ sind dennoch sinnvoll, weil sie ein eindeutiges Bild liefern und erkennen lassen, ob eine Versammlung nötig wird. Gibt es einen Absenkungsbeschluss, sollte die Vorlage auf ihn verweisen, mit Datum und Wortlaut.
Wird über Maßnahmen abgestimmt, die aus der Rücklage bezahlt werden, lohnt ein Blick auf deren Stand und Planung. Hinweise dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Höhe der Instandhaltungsrücklage.
Digital abstimmen: E-Mail, Portal, App
Mit der WEG-Reform ist die Form deutlich einfacher geworden. Nach Darstellung des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) kann die Zustimmung seit dem 1. Dezember 2020 in Textform erklärt werden. Die Abstimmung über E-Mail, Plattformen oder Apps ist damit möglich. Vor der Reform war die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift erforderlich.
Für die digitale Abstimmung empfehlen wir:
- Eindeutige Zuordnung: Jede Stimme muss einem Eigentümer und seiner Einheit zugeordnet werden können. Bei Ehepaaren oder Erbengemeinschaften sollte klar sein, wer für die Einheit erklärt.
- Gleicher Informationsstand: Alle erhalten dieselben Unterlagen über denselben Kanal.
- Nachvollziehbare Ablage: Antrag, Anlagen, Zustimmungen und Ergebnismitteilung werden gemeinsam archiviert.
- Kein informeller Gruppenchat als Ersatz: Chats eignen sich für Rückfragen. Die eigentliche Zustimmung sollte über einen Kanal erfolgen, der sich dokumentieren lässt.
Neben dem Umlauf gibt es einen zweiten digitalen Weg: Die Eigentümer können beschließen, dass sie an der Versammlung auch online teilnehmen können (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine hybride Versammlung verbindet die Vorteile beider Wege: Es wird diskutiert, und für die meisten Beschlüsse genügt die Mehrheit. Wie digitale Abläufe in der Verwaltung insgesamt aussehen können, beschreiben wir im Leitfaden zu digitalen Prozessen.
Wirksamkeit, Beschluss-Sammlung und Anfechtung
Wann der Beschluss entsteht
Ein Umlaufbeschluss ist nicht schon mit der letzten eingehenden Zustimmung wirksam. Wie beim Beschluss in der Versammlung kommt es auf die Verkündung, also die Bekanntgabe des Ergebnisses, an. In der Regel übernimmt das die Verwaltung: Sie stellt das Ergebnis fest und teilt es allen Eigentümern in Textform mit, etwa per Rundschreiben oder E-Mail.
Eintrag in die Beschluss-Sammlung
Die Verwaltung führt die Beschluss-Sammlung. Für Beschlüsse ohne Versammlung verlangt § 24 Abs. 7 WEG die Aufnahme des Wortlauts mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung. Eine vollständige Beschluss-Sammlung ist auch für spätere Käufer einer Wohnung wichtig, weil sie zeigt, was die Gemeinschaft bereits entschieden hat.
Nichtigkeit und Anfechtung
Ein Beschluss, der gegen zwingendes Recht verstößt, ist nichtig. Im Übrigen bleibt er gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt ist (§ 23 Abs. 4 WEG). Wer einen Umlaufbeschluss für fehlerhaft hält, muss die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erheben. Diese Frist ist streng: Wird sie versäumt, bleibt der Beschluss bestandskräftig.
Eine Besonderheit beim Umlauf: Fehlt auch nur eine Zustimmung, ist im Regelfall gar kein Beschluss zustande gekommen. Ob ein trotzdem verkündetes Ergebnis angefochten werden muss, kann im Einzelfall rechtlich komplex sein. Bitte lassen Sie sich in einer solchen Lage zeitnah von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht beraten, damit die Monatsfrist nicht verstreicht. Fristen, Kosten und benötigte Unterlagen haben wir in unserem Beitrag zur Anfechtung von WEG-Beschlüssen zusammengestellt.
Sonderfall Wirtschaftsplan: worauf Sie bei der Prüfung achten
Auch über den Wirtschaftsplan kann grundsätzlich im Umlauf beschlossen werden, sofern alle Eigentümer zustimmen. Gerade weil dann keine Aussprache stattfindet, sollte jeder Eigentümer den Plan vor seiner Zustimmung sorgfältig ansehen.
Nach § 28 Abs. 1 WEG enthält der Wirtschaftsplan die Vorschüsse zur Kostentragung, die Vorschüsse zu den Rücklagen, insbesondere zur Erhaltungsrücklage, sowie die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Daraus ergeben sich sinnvolle Prüffragen:
- Kostenverteilung: Entspricht der Verteilerschlüssel (etwa nach Miteigentumsanteilen) der Gemeinschaftsordnung und den bisherigen Beschlüssen?
- Vorschüsse: Sind die Hausgeldvorschüsse im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten des Vorjahres plausibel? Wo gibt es auffällige Sprünge?
- Rücklagen: Passt die Zuführung zur Erhaltungsrücklage zum Zustand des Gebäudes und zu absehbaren Maßnahmen?
- Einnahmen und Ausgaben: Sind bekannte Kostensteigerungen, zum Beispiel bei Versicherung oder Energie, berücksichtigt?
Der Verwaltungsbeirat soll Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht prüfen. Nach der Darstellung von Haufe zu § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG nimmt das den übrigen Eigentümern aber nicht das Recht zur eigenen Prüfung. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer dann auf Grundlage der Jahresabrechnung über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Was in einen Wirtschaftsplan gehört und wie sich das Hausgeld ergibt, erläutern wir ausführlich im Beitrag zum Wirtschaftsplan der WEG.
Unsere Sicht aus der Verwaltungspraxis
Aus mehr als 45 Jahren Verwaltungsarbeit im Rhein-Main-Gebiet wissen wir: Der Umlaufbeschluss ist ein wertvolles Werkzeug, wenn er gezielt eingesetzt wird. Er ersetzt die Eigentümerversammlung nicht, er ergänzt sie.
Entscheidend ist die Vorbereitung. Ein klar formulierter Antrag, vollständige Unterlagen und eine verbindliche Frist sorgen dafür, dass Eigentümer in Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt ebenso wie Eigentümer, die weit entfernt wohnen, auf derselben Grundlage entscheiden. Ebenso wichtig ist die saubere Dokumentation: Jede Zustimmung, die Ergebnismitteilung und der Eintrag in die Beschluss-Sammlung müssen nachvollziehbar sein.
Wo sich abzeichnet, dass eine Frage Gesprächsbedarf hat, empfehlen wir den Weg über die Versammlung, auf Wunsch auch im hybriden Format. Und wo die Versammlung eine Detailfrage bewusst offenlässt, lohnt es sich, gleich einen Absenkungsbeschluss für diesen Punkt zu fassen. So bleibt Ihre Gemeinschaft handlungsfähig, und jede Entscheidung steht auf einer sicheren Grundlage.
Uli
Unterstützung durch Ihre WEG-Verwaltung
Ob Umlaufbeschluss, hybride Eigentümerversammlung oder Wirtschaftsplan: Als nach § 26a WEG zertifizierte Verwaltung begleiten wir Eigentümergemeinschaften im Rhein-Main-Gebiet bei der Vorbereitung von Beschlüssen, bei der Dokumentation und bei der Finanzplanung. Über unser Kundenportal haben Sie rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Unterlagen. Einen Überblick über unsere Leistungen finden Sie auf der Seite zur WEG-Verwaltung. Wenn Sie die Wahl einer neuen Verwaltung vorbereiten, helfen Ihnen unsere Tipps zur WEG-Verwaltung mit Checkliste und Vertragspunkten.
Häufige Fragen
Kann ein Umlaufbeschluss per WhatsApp gefasst werden?
Die Textform verlangt eine lesbare Erklärung, die einer Person zugeordnet werden kann. Messenger-Nachrichten können das grundsätzlich leisten, lassen sich aber schwer archivieren und eindeutig zuordnen. Wir empfehlen für die eigentliche Zustimmung E-Mail, Portal oder eine Abstimmungsplattform und nutzen Chats höchstens für Rückfragen.
Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht antwortet?
Im Regelfall kommt der Umlaufbeschluss dann nicht zustande, denn Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Die Gemeinschaft kann den Punkt in der nächsten Versammlung behandeln oder bei Eilbedürftigkeit eine außerordentliche Versammlung einberufen. Gibt es einen Absenkungsbeschluss, zählen nur die abgegebenen Stimmen.
Wer darf einen Umlaufbeschluss einleiten?
In der Praxis bereitet die Verwaltung den Umlauf vor, versendet ihn und stellt das Ergebnis fest. Das Gesetz knüpft die Gültigkeit an die Zustimmung aller Eigentümer in Textform. Ein geordnetes Verfahren über die Verwaltung sorgt dafür, dass alle denselben Antrag erhalten und die Beschluss-Sammlung vollständig bleibt.
Kann man eine Zustimmung zurücknehmen?
Ob und bis wann eine bereits abgegebene Zustimmung widerrufen werden kann, ist eine rechtliche Einzelfrage. Wer seine Entscheidung ändern möchte, sollte sich umgehend an die Verwaltung wenden, solange das Ergebnis noch nicht verkündet ist. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht.
Wo finde ich weitere Grundlagen zu Rechten und Pflichten in der WEG?
Einen kompakten Überblick bietet unser Beitrag Eigentümergemeinschaft einfach erklärt. Dort erläutern wir, welche Rolle Eigentümer, Beirat und Verwaltung spielen und wie Entscheidungen zustande kommen.
Quellen
- VDIV: Der Umlaufbeschluss, die gesetzlich geregelte neue Form
- Haufe: Umlaufbeschluss in der WEG
- Haufe: Beschlussanfechtung (FAQs)
- KGK Kanzlei: Beschlussanfechtung WEG, welche Fristen gelten?
- Haufe: Verwaltungsbeirat, Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht
