Verwaltungsbeirat der WEG: Aufgaben, Rechte und Pflichten

Der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat laut Gesetz zwei Kernaufgaben. Er unterstützt den Verwalter und er überwacht ihn. Dazu kommt eine konkrete Prüfpflicht: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen nach § 29 Abs. 2 WEG geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer darüber beschließen. Im Folgenden erklären wir, was das im Alltag bedeutet, welche Rechte der Beirat dafür hat, wie weit seine Haftung reicht und wo seine Befugnisse enden. Der Beitrag richtet sich an Beiratsmitglieder, an Eigentümer, die für das Amt kandidieren möchten, und an Gemeinschaften, die überlegen, ob sie überhaupt einen Beirat wählen sollen.

Kurz gesagt

• Der Verwaltungsbeirat ist freiwillig. Wohnungseigentümer können per Beschluss dazu bestellt werden, eine feste Mitgliederzahl schreibt das Gesetz seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr vor.
• Seine gesetzlichen Aufgaben sind die Unterstützung und Überwachung des Verwalters sowie die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung samt Stellungnahme.
• Der Beirat darf Auskunft verlangen und Unterlagen einsehen. Den Verwalter anweisen oder selbst Aufträge vergeben darf er nicht.
• Wer das Amt unentgeltlich ausübt, haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
• Über eine Vergütung entscheiden die Eigentümer. Notwendige Auslagen sind davon zu unterscheiden und werden ersetzt.

Inhaltsverzeichnis

• Inhalt
• Was der Verwaltungsbeirat ist und wer ihm angehört
• Die gesetzlichen Aufgaben im Überblick
• Welche Rechte der Beirat hat
• Pflichten und Haftung der Beiratsmitglieder
• Was der Beirat nicht darf
• Beirat, Verwalter und Eigentümerversammlung im Vergleich
• Wahl und Zusammensetzung des Beirats
• Vergütung und Auslagenersatz
• Unsere Sicht aus der Verwaltungspraxis
• Beiratsarbeit mit Hillwig Immobilien
• Häufige Fragen
• Quellen

Inhalt

1. Was der Verwaltungsbeirat ist und wer ihm angehört
2. Die gesetzlichen Aufgaben im Überblick
3. Welche Rechte der Beirat hat
4. Pflichten und Haftung der Beiratsmitglieder
5. Was der Beirat nicht darf
6. Beirat, Verwalter und Eigentümerversammlung im Vergleich
7. Wahl und Zusammensetzung des Beirats
8. Vergütung und Auslagenersatz
9. Unsere Sicht aus der Verwaltungspraxis
10. Häufige Fragen

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei einem konkreten Streitfall, etwa zur Haftung oder zur Gültigkeit eines Beschlusses, wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.

Was der Verwaltungsbeirat ist und wer ihm angehört

Der Verwaltungsbeirat ist neben Eigentümerversammlung und Verwalter das dritte Organ einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), allerdings das einzige, das nicht zwingend vorhanden sein muss. § 29 Abs. 1 WEG formuliert bewusst offen: Wohnungseigentümer können durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden. Eine Gemeinschaft kann also auch ohne Beirat ordnungsgemäß verwaltet werden.

Drei Punkte regelt das Gesetz dennoch klar:

• Nur Wohnungseigentümer können Mitglied werden. Externe Fachleute, Mieter oder Angehörige ohne Eigentum sind ausgeschlossen.
• Bei mehreren Mitgliedern sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen.
• Der Vorsitzende beruft den Beirat nach Bedarf ein.

Vor der Reform bestand der Beirat aus genau drei Personen. Seit Inkrafttreten des WEMoG legt jede Gemeinschaft die Mitgliederzahl nach ihren eigenen Bedürfnissen fest. Findet sich nur ein Kandidat, ist nach Darstellung des Verwalterverbands auch ein Ein-Personen-Beirat möglich. Für kleine Gemeinschaften mit sechs oder acht Einheiten ist das oft die realistischere Lösung. Größere Anlagen profitieren dagegen meist von drei oder mehr Mitgliedern, weil sich die Prüfarbeit dann verteilen lässt.

Welche Rechte und Pflichten die Eigentümer selbst gegenüber der Gemeinschaft haben, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag Eigentümergemeinschaft einfach erklärt.

Die gesetzlichen Aufgaben im Überblick

Der gesetzliche Aufgabenkreis ist überschaubar. In der Praxis entsteht daraus dennoch eine Rolle mit erheblichem Gewicht, weil der Beirat für die übrigen Eigentümer gewissermaßen die genauere Prüfung übernimmt.

Unterstützung des Verwalters

Unterstützen bedeutet nicht, Verwaltungsarbeit zu übernehmen. Gemeint ist eine Zusammenarbeit: Der Beirat kennt das Haus und die Stimmung unter den Eigentümern, der Verwalter kennt Recht, Technik und Zahlen. Typische Beispiele sind die gemeinsame Abstimmung der Tagesordnung, eine Begehung vor größeren Erhaltungsmaßnahmen oder die Rückmeldung, welche Themen in der Gemeinschaft gerade umstritten sind. Wie eine Versammlung abläuft und wo der Beirat sich dort einbringen kann, zeigt unser Leitfaden zum Ablauf der Eigentümerversammlung.

Überwachung des Verwalters

Mit der Reform 2020 wurde die Überwachung ausdrücklich ins Gesetz geschrieben. Die Fachpresse hat darin eine Stärkung der Beiratsrolle gesehen. Überwachen heißt: Der Beirat achtet darauf, ob Beschlüsse umgesetzt, Fristen eingehalten und Gelder ordnungsgemäß verwendet werden. Stellt er Pflichtverletzungen fest, muss er die Eigentümer darüber informieren. Darauf weist der Verbraucherschutzverband wohnen im eigentum ausdrücklich hin.

Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Das ist die konkreteste und zugleich zeitaufwendigste Aufgabe. Nach einer Darstellung bei Haufe umfasst die Prüfung neben Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung auch den Vermögensbericht, die Belege und die Buchhaltungsunterlagen. Für schwierige Fragen darf der Beirat fachkundige Hilfe hinzuziehen, etwa einen Wirtschaftsprüfer.

In der Praxis hat sich folgende Reihenfolge bewährt:

1. Termin abstimmen: Rechtzeitig vor dem Versand der Einladung einen Prüftermin mit der Verwaltung vereinbaren. Welche Fristen für die Einladung gelten, lesen Sie in unserem Beitrag zur Einladungsfrist der Eigentümerversammlung.
2. Kontostände abgleichen: Anfangs- und Endbestände der Konten mit den Kontoauszügen vergleichen, ebenso die Höhe der Erhaltungsrücklage.
3. Stichproben ziehen: Einzelne Rechnungen mit Beschlüssen und Aufträgen abgleichen. Wurde beauftragt, was beschlossen war, und zum vereinbarten Preis?
4. Verteilung prüfen: Stimmen die Umlageschlüssel mit Gemeinschaftsordnung und Beschlüssen überein?
5. Wirtschaftsplan plausibilisieren: Sind die Ansätze für Versicherungen, Energie, Hausmeister und Rücklage realistisch?
6. Stellungnahme schreiben: Ergebnis kurz und sachlich festhalten, offene Punkte benennen und den Eigentümern mit der Einladung oder in der Versammlung vorlegen.

Gerade bei der Erhaltungsrücklage und den Versicherungsprämien lohnt ein genauer Blick, denn hier entscheidet sich, ob die Gemeinschaft für größere Schäden und Sanierungen gewappnet ist. Wer sich mit dem Zusammenspiel von Instandhaltungsfonds und Gebäudeversicherung vertieft beschäftigen möchte, findet dort weitere Denkanstöße für die Prüfung. Eine strukturierte Liste mit Prüffragen bietet außerdem unsere Checkliste für den Verwaltungsbeirat.

Vertretung der Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter

Eine Besonderheit regelt § 9b Abs. 2 WEG: Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Beirats oder ein dazu ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft. Das betrifft nach einer anwaltlichen Darstellung etwa den Abschluss oder die Kündigung des Verwaltervertrags und die Durchsetzung von Ansprüchen bei Pflichtverletzungen. Der Vorsitzende handelt dabei auf Grundlage der Beschlüsse der Eigentümer, nicht nach eigenem Ermessen.

Welche Rechte der Beirat hat

Damit der Beirat überwachen und prüfen kann, braucht er Zugang zu Informationen. Folgende Rechte sind anerkannt:

• Einsicht in Verwaltungsunterlagen: Dieses Recht steht nach § 18 Abs. 4 WEG ohnehin jedem Wohnungseigentümer gegenüber der Gemeinschaft zu. Für den Beirat ist es das wichtigste Arbeitsmittel.
• Auskunft über die Tätigkeit des Verwalters: Der Beirat darf Auskunft verlangen. Wohnen im eigentum vertritt die Auffassung, dass seit der Reform sogar ein jederzeitiges Auskunftsrecht besteht.
• Hinzuziehen von Fachleuten: Für die Prüfung von Abrechnung und Belegen kann fachkundige Unterstützung eingebunden werden. Ob dafür Kosten entstehen dürfen, sollte vorab mit der Gemeinschaft geklärt werden.
• Einberufung der Versammlung im Ausnahmefall: Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann der Beiratsvorsitzende oder sein Stellvertreter selbst zur Versammlung einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

In der Regel findet die Belegprüfung in den Räumen der Verwaltung statt. Immer mehr Verwaltungen stellen die Unterlagen inzwischen zusätzlich digital bereit, was die Prüfung für berufstätige Beiratsmitglieder deutlich erleichtert.

Pflichten und Haftung der Beiratsmitglieder

Aus den Aufgaben folgen Pflichten. Wer das Amt annimmt, muss es mit der gebotenen Sorgfalt ausüben: Prüfungen tatsächlich durchführen, Auffälligkeiten melden und die Eigentümer nicht im Unklaren lassen. Unterlässt der Beirat es, festgestellte Pflichtverletzungen des Verwalters mitzuteilen, kann er sich gegenüber der Gemeinschaft schadensersatzpflichtig machen.

Das Gesetz begrenzt das Risiko aber deutlich. Ist ein Mitglied unentgeltlich tätig, hat es nach § 29 Abs. 3 WEG nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Ein übersehener Rechenfehler in einer umfangreichen Abrechnung wird daher in aller Regel nicht zur persönlichen Haftung führen. Anders kann es aussehen, wenn ein Beirat eine Prüfung bestätigt, die er nie durchgeführt hat, oder offensichtliche Unregelmäßigkeiten bewusst verschweigt. Die Beweislast für eine Pflichtverletzung und für grobe Fahrlässigkeit trägt nach der genannten anwaltlichen Darstellung die Gemeinschaft.

Drei Gewohnheiten senken das Risiko spürbar:

• Vier-Augen-Prinzip: Die Prüfung möglichst zu zweit durchführen.
• Dokumentation: Datum, geprüfte Unterlagen, Stichproben und offene Fragen schriftlich festhalten.
• Klare Stellungnahme: Nur bestätigen, was tatsächlich geprüft wurde, und Einschränkungen offen benennen.

Wichtig ist der Zusammenhang mit einer Vergütung: Erhält ein Mitglied ein Honorar, entfällt die Haftungsprivilegierung, denn sie gilt nur für unentgeltliche Tätigkeit. Ob eine Absicherung über eine Versicherung sinnvoll ist, klären Sie am besten mit Ihrer Verwaltung und einem Versicherungsfachmann.

Was der Beirat nicht darf

Der Beirat ist ein Kontroll- und Beratungsorgan, kein Ersatzverwalter. Er hat keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter und kann sich keine Kompetenzen aneignen, die das Gesetz der Versammlung oder dem Verwalter zuweist. Konkret heißt das:

• Der Beirat vergibt keine Aufträge an Handwerker, solange die Gemeinschaft ihn nicht ausdrücklich durch Beschluss dazu ermächtigt hat.
• Er entscheidet nicht über bauliche Veränderungen. Diese Entscheidung liegt bei der Eigentümerversammlung.
• Er verfügt nicht über Gemeinschaftskonten.
• Er ersetzt keine Beschlüsse, auch wenn eine Frage eilig erscheint.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Eigentümer möchte ein Steckersolargerät am Balkon anbringen und bittet den Beirat um sein Einverständnis. Der Beirat kann informieren und die Anfrage an die Verwaltung weitergeben, eine Erlaubnis erteilen kann er nicht. Welche Regeln für die Genehmigung eines Balkonkraftwerks gelten, sollten Eigentümer kennen, bevor der Antrag auf die Tagesordnung kommt.

Beirat, Verwalter und Eigentümerversammlung im Vergleich

Viele Konflikte in Gemeinschaften entstehen, weil die Rollen nicht klar getrennt sind. Die folgende Übersicht zeigt die typische Arbeitsteilung.

Wie viele Eigentümer anwesend oder vertreten sein müssen, damit Beschlüsse gefasst werden können, erklären wir in unserem Beitrag zur Beschlussfähigkeit nach der WEG-Reform.

Wahl und Zusammensetzung des Beirats

Der Beirat wird in der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit per Beschluss bestellt. Die Gemeinschaft legt dabei fest, wie viele Mitglieder der Beirat haben soll, und bestimmt bei mehreren Mitgliedern einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter. Eine geheime Wahl ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Für eine reibungslose Wahl empfehlen wir folgende Vorbereitung:

1. Tagesordnung: Den Punkt „Wahl des Verwaltungsbeirats“ ausdrücklich in die Einladung aufnehmen, damit der Beschluss ordnungsgemäß angekündigt ist.
2. Kandidaten ansprechen: Interessierte Eigentümer vorab fragen und ihre Bereitschaft schriftlich festhalten, besonders wenn jemand am Versammlungstag verhindert ist.
3. Rahmen festlegen: Mitgliederzahl, Amtszeit und gegebenenfalls eine Aufwandspauschale im selben Beschluss regeln.
4. Rollen verteilen: Vorsitz und Stellvertretung bestimmen und im Protokoll festhalten.

Eine feste Amtszeit nennt § 29 WEG nicht. Ob das Amt befristet ist, ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung oder aus dem Bestellungsbeschluss. Wir halten eine Befristung für sinnvoll, weil sie regelmäßig Gelegenheit gibt, das Amt neu zu besetzen, ohne dass jemand abberufen werden muss. Weitere Hinweise zur Organisation einer Gemeinschaft finden Sie in unserer Anleitung zur WEG-Verwaltung.

Vergütung und Auslagenersatz

Das Beiratsamt ist im Grundsatz ein Ehrenamt. Zwei Dinge sind dabei zu unterscheiden:

• Auslagenersatz: Das Verhältnis zwischen Beirat und Gemeinschaft wird als Auftragsverhältnis nach §§ 662 ff. BGB eingeordnet. Daraus folgt ein Anspruch auf Ersatz notwendiger Auslagen wie Porto oder Fahrtkosten.
• Vergütung: Ein Honorar für den Zeitaufwand ist gesetzlich nicht ausgeschlossen. Nach Darstellung des VDIV entscheiden die Eigentümer per Beschluss über das Ob und Wie.

Vorsicht ist dennoch geboten. In einer bei Haufe besprochenen Entscheidung hielt das Gericht fest, dass eine Vergütung für den Zeitaufwand grundsätzlich nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Ein solcher Beschluss kann deshalb angefochten werden. Gemeinschaften, die ihre Beiräte entlasten möchten, wählen häufig eine moderate Pauschale für tatsächliche Auslagen. Lassen Sie die genaue Formulierung im Zweifel anwaltlich prüfen, und bedenken Sie, dass eine echte Vergütung die Haftungsbeschränkung des § 29 Abs. 3 WEG entfallen lässt.

Unsere Sicht aus der Verwaltungspraxis

In mehr als 45 Jahren Verwaltung im Rhein-Main-Gebiet haben wir eine Erfahrung immer wieder gemacht: Wo Beirat und Verwaltung offen miteinander arbeiten, verlaufen Versammlungen ruhiger, Beschlüsse werden schneller umgesetzt und Konflikte bleiben seltener. Ein Beirat, der kritisch nachfragt, ist für uns kein Hindernis, sondern ein Beitrag zur Qualität unserer Arbeit.

Deshalb legen wir Wert auf Transparenz. Über unser Kundenportal sind Abrechnungen, Belege, Protokolle und Verträge rund um die Uhr abrufbar. Beiratsmitglieder müssen sich so nicht nach unseren Bürozeiten richten, sondern können sich in Ruhe vorbereiten und gezielt Fragen stellen. Vor der Belegprüfung stimmen wir den Termin frühzeitig ab, damit die Stellungnahme rechtzeitig zur Einladung vorliegt. Eigentümerversammlungen bieten wir auf Wunsch auch in hybrider Form an, was gerade Beiräten mit weitem Anfahrtsweg die Teilnahme erleichtert.

Unser Rat an neue Beiräte: Nehmen Sie sich Zeit für die erste Jahresabrechnung, stellen Sie lieber eine Frage zu viel als eine zu wenig, und dokumentieren Sie, was Sie geprüft haben. Das schützt Sie selbst und schafft Vertrauen in der Gemeinschaft.

— Uli

Beiratsarbeit mit Hillwig Immobilien

Sie suchen als Beirat oder Eigentümergemeinschaft eine Verwaltung, die Prüfungen nachvollziehbar vorbereitet und Unterlagen digital bereitstellt? Unsere WEG-Verwaltung umfasst Buchführung, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, die Organisation von Eigentümerversammlungen, Instandhaltungs- und Schadensmanagement sowie eine lückenlose Dokumentation. Wir arbeiten als zertifizierte Verwaltung nach § 26a WEG in Mainz, Wiesbaden, Frankfurt und den umliegenden Orten. Wenn Sie zunächst nur Unterstützung bei der Abrechnung benötigen, steht Ihnen unser Abrechnungsservice zur Verfügung. Worauf Sie bei der Auswahl einer Verwaltung und beim Verwaltervertrag achten sollten, fassen unsere 10 Tipps zur WEG-Verwaltung zusammen.

Häufige Fragen

Muss eine Eigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat haben?

Nein. Das Gesetz sieht die Bestellung als Möglichkeit vor, nicht als Pflicht. Eine Ausnahme kann sich ergeben, wenn die Gemeinschaftsordnung einen Beirat ausdrücklich verlangt. Für die meisten Gemeinschaften ist ein Beirat dennoch empfehlenswert, weil er die Prüfung der Abrechnung und die Kontrolle des Verwalters bündelt.

Kann man in Abwesenheit in den Beirat gewählt werden?

Das WEG schreibt für die Wahl keine Anwesenheit vor. Entscheidend ist, dass die gewählte Person das Amt auch annehmen will, denn niemand muss ein Ehrenamt gegen seinen Willen übernehmen. Holen Sie deshalb vor der Versammlung eine schriftliche Bereitschaftserklärung ein und vermerken Sie diese im Protokoll.

Welche Auskunftspflichten hat der Beirat gegenüber den Eigentümern?

Der Beirat muss die Eigentümer über das Ergebnis seiner Prüfung informieren, in der Regel durch die Stellungnahme zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Stellt er Pflichtverletzungen des Verwalters fest, muss er die Gemeinschaft ebenfalls darüber unterrichten. Eine Pflicht, jede Einzelfrage eines Eigentümers zu beantworten, besteht dagegen nicht. Dafür ist der Verwalter zuständig.

Kann ein Beiratsmitglied Geld für seine Tätigkeit verlangen?

Notwendige Auslagen wie Porto oder Fahrtkosten werden ersetzt. Ein Honorar für den Zeitaufwand gibt es nur, wenn die Eigentümer es beschließen, und ein solcher Beschluss ist rechtlich angreifbar. Wer eine Vergütung erhält, verliert zudem die Haftungsbeschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Darf der Beirat dem Verwalter Anweisungen geben?

Nein. Der Beirat unterstützt und überwacht, er hat aber keine Weisungsbefugnis. Weisungen an den Verwalter erteilt die Gemeinschaft durch Beschlüsse der Eigentümerversammlung. Der Beiratsvorsitzende vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter auf Grundlage dieser Beschlüsse.

Quellen

• § 29 WEG: Verwaltungsbeirat
• § 18 WEG: Verwaltung und Benutzung
• wohnen im eigentum: Verwaltungsbeirat
• Haufe: Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht
• Haufe: Gemeinschaftsordnung (WEMoG), Verwaltungsbeirat
• Haufe: Vergütung für Verwaltungsbeirat
• VDIV: Das neue WEG, Folge 7, die Rolle des Verwaltungsbeirats
• VDIV: Der Verwaltungsbeirat
• IWW: WEG-Novelle, der neue Verwaltungsbeirat
• Liebert & Röth: Verwaltungsbeirat im WEG-Recht

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