Ja: Die Beschlusssammlung ist nach § 24 WEG Pflicht und muss unverzüglich vom Verwalter geführt werden. Fehlt ein Verwalter, übernimmt der Vorsitzende der Eigentümerversammlung diese Aufgabe. Drei Anforderungen sind dabei nicht verhandelbar: der exakte Wortlaut jedes Beschlusses, Ort und Datum der Eintragung sowie eine fortlaufende Nummerierung mit Vermerk bei Anfechtung oder Aufhebung.
Kurz gesagt:
- Wenn die Beschlusssammlung nicht unverzüglich, also innerhalb von vier bis fünf Arbeitstagen, nach dem Beschluss eingetragen wird, besteht das Risiko rechtlicher Folgen.
- Die Sammlung muss den Wortlaut, Ort, Datum und eine fortlaufende Nummerierung aller Beschlüsse enthalten, um rechtskräftig zu sein.
- Bei fehlender oder fehlerhafter Führung kann die Eigentümergemeinschaft Schadensersatz fordern oder den Verwalter abberufen.
- Eigentümer und Beiräte haben jederzeit das Recht auf Einsicht in die Sammlung, wobei verspätete Eintragungen problematisch werden können.
- Digitale Versionen sind zulässig, erfordern aber sichere Backup- und Datenschutzmaßnahmen, um Pflichtverletzungen zu vermeiden.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlage: § 24 WEG – Pflichten und Rechtsfolgen
- Inhalt und Form: Was genau in die Beschlusssammlung gehört
- Wer führt die Sammlung? Zuständigkeiten und Beschlusskompetenzen
- Einsichtsrecht, Fristen und die Bedeutung von „unverzüglich“
- Praktische Anleitung: So führen Sie die Beschlusssammlung korrekt
- Typische Fehler und eine kurze Prüf‑Checkliste
- Muster und Vorlagen für die Beschlusssammlung
- Praxisblick Hillwig Immobilien: Erprobte Prozesse und Empfehlungen
- Wie Hillwig Immobilien Sie bei der Beschlusssammlung entlastet
- Quellen
Rechtliche Grundlage: § 24 WEG – Pflichten und Rechtsfolgen
§ 24 WEG verpflichtet den Verwalter, eine Beschlusssammlung zu führen, die den Wortlaut verkündeter Beschlüsse, schriftlicher Umlaufbeschlüsse und Urteilsformeln rechtskräftiger Gerichtsentscheidungen enthält. Eintragungen müssen fortlaufend nummeriert und unverzüglich datiert werden. Das ist keine Formalität am Rande der Verwaltung, sondern eine der wenigen Pflichten, die das Gesetz namentlich dem Verwalter zuweist.
Seit der WEG-Reform (WEMoG) hat sich an dieser Grundpflicht wenig geändert, wohl aber an der Praxis der Wohnungseigentümerversammlungen, die zunehmend hybrid stattfinden und deren Beschlüsse entsprechend sauber dokumentiert werden müssen. Wer die Sammlung nicht führt oder sie lückenhaft lässt, riskiert mehr als einen Verwaltungsfehler: Die Gemeinschaft kann Schadensersatzansprüche geltend machen, und eine dauerhaft mangelhafte Führung zählt zu den klassischen Gründen für eine Abberufung des Verwalters. Für Eigentümer und Beiräte lohnt sich deshalb ein Blick in den Ablauf der Eigentümerversammlung, um zu verstehen, an welcher Stelle Beschlüsse entstehen, die später in die Sammlung wandern.
Inhalt und Form: Was genau in die Beschlusssammlung gehört
Die Beschlusssammlung ist kein Aktenordner für Versammlungsprotokolle. Sie ist, wie es die Fachliteratur treffend nennt, das institutionelle Gedächtnis der Gemeinschaft und bindet auch künftige Käufer an bereits gefasste Beschlüsse. Genau deshalb zählt nur, was wirklich hineingehört:
- Verkündete Beschlüsse: Wortlaut, Versammlungsort und Datum, exakt wie in der Sitzung verkündet.
- Schriftliche Beschlüsse und Umlaufbeschlüsse: Wortlaut plus Zeitpunkt der Verkündung, nicht das Datum der letzten Unterschrift.
- Gerichtliche Entscheidungen: Urteilsformel, beteiligte Parteien, zuständiges Gericht und Entscheidungsdatum bei rechtskräftigen Urteilen zu Beschlüssen.
Jede Eintragung erhält eine fortlaufende Nummer in chronologischer Reihenfolge. Wird ein Beschluss später angefochten oder gerichtlich aufgehoben, muss das direkt bei der ursprünglichen Nummer vermerkt werden. Eine Löschung des Original-Eintrags ist unzulässig. Die Historie muss lesbar bleiben, auch wenn sich ein Beschluss später als unwirksam herausstellt.
Wer führt die Sammlung? Zuständigkeiten und Beschlusskompetenzen
Die Führungspflicht liegt gemäß § 24 Abs. 8 WEG grundsätzlich beim Verwalter. Nur wenn eine Gemeinschaft keinen Verwalter bestellt hat, geht diese Aufgabe automatisch auf den Vorsitzenden der Eigentümerversammlung über. Eine Übertragung auf eine andere Person ist per Mehrheitsbeschluss möglich, entbindet den eigentlich Zuständigen aber nicht automatisch von der Kontrolle.
Wird die Sammlung fehlerhaft oder gar nicht geführt, kann die Gemeinschaft den Verwalter zur Nachbesserung auffordern und im Wiederholungsfall abberufen. Wer sich als Beirat einen Überblick über solche Zuständigkeiten verschaffen möchte, findet in unserer Anleitung zur WEG-Verwaltung eine strukturierte Übersicht der Aufgabenverteilung.
Einsichtsrecht, Fristen und die Bedeutung von „unverzüglich“
Jeder Wohnungseigentümer und dessen Bevollmächtigte haben ein Einsichtsrecht in die Beschlusssammlung, ohne dafür ein besonderes Interesse begründen zu müssen. Das Gesetz verlangt, dass Eintragungen „unverzüglich“ erfolgen, definiert diesen Begriff aber nicht mit einer festen Zahl von Tagen.
Die Informationsbroschüre des Bundesministeriums der Justiz zur WEG-Reform empfiehlt, „unverzüglich“ als kurze Frist zu verstehen. In der Verwaltungspraxis haben sich rund vier bis fünf Arbeitstage als vernünftige Orientierung etabliert, gerechnet ab Beschlussfassung oder Zugang der Urteilsformel. Anfechtungen und gerichtliche Aufhebungen gehören mit Datum direkt zum betroffenen Eintrag vermerkt, nicht als separate Notiz irgendwo im Ordner.
Praktische Anleitung: So führen Sie die Beschlusssammlung korrekt
Eine saubere Führung folgt einem festen Ablauf, der sich in der Praxis bewährt hat:
- Beschluss sichern: Direkt nach der Versammlung oder dem Abschluss eines Umlaufverfahrens den exakten Wortlaut aus dem Protokoll übernehmen, nicht umformulieren.
- Eintrag erstellen: Wortlaut, Ort, Datum und laufende Nummer in die Sammlung übertragen, innerhalb der empfohlenen vier bis fünf Arbeitstage.
- Anlagen zuordnen: Gutachten, Vollmachten oder technische Unterlagen referenzieren statt vollständig einzufügen, sofern sie nicht Teil des Beschlusswortlauts sind.
- Anfechtung vermerken: Bei Klage oder Aufhebung den Vermerk direkt am Original-Eintrag anbringen, mit Datum und Aktenzeichen.
- Backup durchführen: Bei digitaler Führung regelmäßige, dokumentierte Sicherungen anlegen und Zugriffsrechte kontrollieren.
- Stichprobe durch den Beirat: In festen Abständen prüfen, ob Nummerierung und Datierung lückenlos sind.
Digitale Führung ist zulässig und in der Praxis oft übersichtlicher als Papierordner, verlangt aber verbindliche Datenschutz- und Sicherungsprozesse. Fehlende Backups oder ungesicherte Zugriffe können selbst als Pflichtverletzung gewertet werden.
Profi-Tipp: Legen Sie digitale Beschlusssammlungen als PDF/A an und dokumentieren Sie jeden Zugriff. Das erleichtert im Streitfall den Nachweis, wann welcher Beschluss eingetragen wurde.
Typische Fehler und eine kurze Prüf‑Checkliste
Die häufigsten Probleme entstehen nicht durch böse Absicht, sondern durch Nachlässigkeit im Alltag. Eine kurze Selbstprüfung deckt die meisten davon auf:
- Wortlaut wurde umformuliert statt wörtlich übernommen.
- Datum der Eintragung fehlt oder wurde nachträglich geändert.
- Eintragung erfolgte deutlich später als vier bis fünf Arbeitstage nach Beschluss.
- Anfechtung wurde nicht am Original-Eintrag vermerkt.
- Anlagen wurden unsortiert oder gar nicht zugeordnet.
Jeder dieser Fehler kann im Streitfall zum Nachteil der Gemeinschaft ausgelegt werden, etwa wenn ein Käufer sich auf eine fehlerhafte Sammlung beruft oder ein Eigentümer eine verspätete Eintragung rügt. Eine kurze Checkliste für den Beirat hilft, solche Lücken frühzeitig zu erkennen.
Muster und Vorlagen für die Beschlusssammlung
Wer die Struktur einmal vor Augen hat, tut sich mit jedem weiteren Eintrag leichter:
- Verkündeter Beschluss: „Nr. 47 – Eigentümerversammlung vom 12. März 2026, Mainz. Beschluss: [exakter Wortlaut]. Eingetragen am 16. März 2026.“
- Umlaufbeschluss: „Nr. 48 – Umlaufbeschluss, verkündet am 3. Mai 2026. Beschluss: [exakter Wortlaut]. Eingetragen am 6. Mai 2026.“
- Gerichtsentscheidung: „Nr. 49 – Urteil des Amtsgerichts Wiesbaden vom 20. Juni 2026, Az. XY, Parteien: [Namen]. Urteilsformel: [Wortlaut]. Eingetragen am 24. Juni 2026.“
Praxisblick Hillwig Immobilien: Erprobte Prozesse und Empfehlungen
Aus über 45 Jahren Erfahrung in der WEG-Verwaltung im Rhein-Main-Gebiet wissen wir, dass die Beschlusssammlung selten am Gesetzestext scheitert, sondern an der Routine. Hybride Versammlungen erzeugen mehr Beschlüsse in kürzerer Zeit, was die Eintragungsfristen enger macht als früher. Wir empfehlen Beiräten feste Backup-Intervalle für digitale Sammlungen und einen klar definierten Portal-Zugriff, damit Eigentümer ihr Einsichtsrecht ohne Umwege wahrnehmen können. Wer selbst prüfen möchte, wie gut die eigene Verwaltung aufgestellt ist, findet in unserer Checkliste für den Verwaltungsbeirat einen guten Ausgangspunkt.
Für WEG-konforme Sonderfälle, etwa bei baulichen Veränderungen wie Sichtschutzanlagen, lohnt sich zudem ein Blick in spezialisierte Praxisleitfäden zu WEG-konformen Maßnahmen, da solche Beschlüsse oft besonders präzise dokumentiert werden müssen.
— Uli
Wie Hillwig Immobilien Sie bei der Beschlusssammlung entlastet
Eine rechtssichere Beschlusssammlung braucht feste Routinen, nicht nur guten Willen. Hillwig Immobilien übernimmt für Wohnungseigentümergemeinschaften im Rhein-Main-Gebiet genau diese Routinen: fortlaufende, unverzüglich datierte Eintragungen, saubere Anlagenzuordnung und ein digitales Kundenportal mit Zugriff für Eigentümer und Beirat, jederzeit einsehbar. Sie müssen nicht selbst nachhalten, ob eine Eintragung fristgerecht erfolgt ist oder eine Anfechtung korrekt vermerkt wurde. Wir dokumentieren das strukturiert und nachvollziehbar im Rahmen unserer WEG-Verwaltung, inklusive Organisation hybrider Versammlungen und laufender Finanzverwaltung. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre aktuelle Verwaltung diese Standards erfüllt, oder eine WEG ohne eigenen Verwalter dastehen, sprechen Sie uns an: Über unser unverbindliches Angebot klären wir gemeinsam, wie sich die Beschlusssammlung Ihrer Gemeinschaft rechtssicher und transparent führen lässt.
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zur Beschlusssammlung nach § 24 WEG und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Bei konkreten rechtlichen Fragen empfehlen wir die Konsultation eines Fachanwalts für Wohnungseigentumsrecht.
