Ja, die Eigentümer können den Verwalter jederzeit mit einfachem Mehrheitsbeschluss abberufen. Beachten Sie zugleich, dass der Verwaltervertrag noch bis zu sechs Monate nachwirken kann und dass die Einberufung der Versammlung formalen Fristen unterliegt. Der erste Schritt ist denkbar konkret: Sie berufen eine Eigentümerversammlung in Textform ein, mit dem Tagesordnungspunkt Abberufung und, wo sinnvoll, gleich der Kündigung des Vertrags.
Kurz gesagt:
- Eigentümer können den Verwalter jederzeit mit einer einfachen Mehrheit abberufen, doch der Vertrag kann bis zu sechs Monate nachwirken und sollte rechtzeitig gekündigt werden.
- Für die Einberufung einer Eigentümerversammlung sind mindestens drei Wochen Frist in Textform erforderlich, wobei Abberufung und Vertragskündigung gesondert beschlossen werden sollten.
- Bei einem Wechsel bleibt die Gemeinschaft für die Jahresabrechnung verantwortlich, der Verwalter führt sie als Organ aus, wobei die genaue Erstellung beim Jahreswechsel klar geregelt werden muss.
- Eine vollständige, protokollierte Übergabe aller Unterlagen inklusive digitaler Kopien ist unverzichtbar, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
- Die häufigsten Fehler sind unvollständige Kündigungen und fehlende Dokumentation, die durch einen Doppelbeschluss und transparente Prozesse vermieden werden können.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtsgrundlagen: WEG, WEMoG und BGH-Leitsätze in Kürze
- Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Wechsel
- Vertragliche Nachwirkung, Kündigung und die Frage der Jahresabrechnung
- Konkrete Übergabecheckliste: Welche Unterlagen und Nachweise übergeben werden müssen
- Haftungsfallen und Streitfälle: Was die WEG und Verwalter bedenken müssen
- Hillwig-Praxis: Vorlagen, digitale Prozesse und typische Fehler vermeiden
- Kurzkommentar des Autors: Praxisfazit und wichtigste Handlungsempfehlung
- Wie Hillwig Immobilien & Hausverwaltung beim Verwalterwechsel unterstützt
- Quellen
- FAQ
Rechtsgrundlagen: WEG, WEMoG und BGH-Leitsätze in Kürze
Die Grundlage für jeden Verwalterwechsel bildet das Wohnungseigentumsgesetz in der Fassung nach der WEG-Reform von 2020, bekannt als WEMoG. Vier Paragrafen sind für die Praxis entscheidend, auch wenn sich Eigentümer selten mit dem vollständigen Gesetzestext beschäftigen.
- § 24 WEG regelt die Einberufung der Versammlung, einschließlich Form und Frist.
- § 25 WEG legt fest, mit welcher Mehrheit Beschlüsse zustande kommen.
- § 26 WEG bestimmt Bestellung und Abberufung des Verwalters.
- § 28 WEG betrifft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.
Nach dem Gesetzestext des WEG muss die Einberufung in Textform erfolgen, und die Frist soll mindestens drei Wochen betragen. Die Tagesordnung muss den Verwalterwechsel ausdrücklich benennen, ein pauschaler Punkt wie „Verschiedenes“ reicht nicht aus.
Mit dem WEMoG hat sich zudem verschoben, wer für die Jahresabrechnung verantwortlich ist. Seit der Reform ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst die Abrechnungspflichtige, der Verwalter handelt dabei als ausführendes Organ, wie Haufe zur BGH-Rechtsprechung darlegt.
Wichtig für die Praxis: Ein Verwalterwechsel zum Jahresende wirft regelmäßig die Frage auf, wer die Abrechnung für das abgelaufene Jahr erstellt. Genau hier setzen die BGH-Leitsätze zur Entstehung der Abrechnungspflicht an, dazu mehr im Abschnitt zu Vertrag und Fristen.
Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Wechsel
Ein Verwalterwechsel gelingt selten spontan. Wer die Reihenfolge kennt, vermeidet Formfehler, die später den ganzen Beschluss angreifbar machen.
- Vorbereitung: Prüfen Sie die Eigentümerliste, die Teilungserklärung und den bestehenden Verwaltervertrag. Binden Sie den Verwaltungsbeirat frühzeitig ein, er kennt die Vertragsdetails meist am besten.
- Einberufung: Laden Sie in Textform ein, mit einer Frist von mindestens drei Wochen nach § 24 WEG. Die Tagesordnung nennt klar den Punkt Abberufung des Verwalters und, wo passend, die Kündigung des Vertrags.
- Versammlung und Beschluss: Für die Abberufung reicht eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Führen Sie eine Anwesenheitsliste, klären Sie Vollmachten vorab und lassen Sie das Protokoll sorgfältig führen, denn es ist später der wichtigste Nachweis.
- Nachbereitung: Kündigen Sie den Verwaltervertrag förmlich, klären Sie die Kontenübergabe und informieren Sie Versicherer, Handwerksbetriebe und weitere Vertragspartner über den Wechsel.
Die Eigentümerversammlung kann heute auch hybrid stattfinden, was besonders für Gemeinschaften mit auswärtigen Eigentümern die Teilnahme erleichtert. Wer sich unsicher ist, welche Mehrheiten für welchen Beschluss gelten, findet eine vertiefte Einordnung in unserem Leitfaden zur WEG-Verwaltung.
Profi-Tipp: Formulieren Sie den Beschlussantrag so, dass Abberufung und Kündigung als zwei getrennte, aber gemeinsam abgestimmte Punkte erscheinen. Das schützt vor der Situation, dass nur das Amt endet, der Vertrag aber unbeabsichtigt weiterläuft.
Bei der Auswahl des neuen Verwalters lohnt sich ein Blick auf Zertifizierungen, etwa die Qualifikation nach § 26a WEG, sowie auf Referenzen aus vergleichbaren Wohnanlagen. Unser Leitfaden zur Verwalterauswahl beschreibt die wichtigsten Kriterien im Detail.
Vertragliche Nachwirkung, Kündigung und die Frage der Jahresabrechnung
Abberufung und Vertragskündigung sind rechtlich zwei getrennte Vorgänge, auch wenn sie in der Praxis meist zusammen beschlossen werden. Die Abberufung beendet das Amt des Verwalters sofort. Der Verwaltervertrag hingegen kann nachwirken, in der Regel bis zu sechs Monate, wie Verwalterpruefung zur gesetzlichen Höchstdauer nach § 26 Abs. 3 WEG erläutert.
Das bedeutet konkret: Wird der Verwalter im März abberufen, ohne dass der Vertrag gekündigt wird, kann die Gemeinschaft bis September zur Vergütung verpflichtet sein, obwohl der Verwalter längst keine Aufgaben mehr wahrnimmt. Genau dieses Risiko lässt sich mit klaren Beschlussvorlagen vermeiden.
- Beschließen Sie Abberufung und Kündigung gemeinsam, den sogenannten Doppelbeschluss.
- Prüfen Sie die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist, sie kann von der gesetzlichen Nachwirkungsfrist abweichen.
- Klären Sie im Beschluss, wer die noch ausstehende Jahresabrechnung erstellt.
Zur letzten Frage hat sich die Rechtslage durch das WEMoG verschoben: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist die Abrechnungspflichtige, der bisherige oder neue Verwalter führt die Erstellung technisch aus. Ein Gerichtsbericht des VDIV macht deutlich, dass die Frage, wer die Abrechnung für das Jahr des Wechsels erstellt, regelmäßig zu Streit führt, wenn sie nicht vertraglich oder im Beschluss klar geregelt wird. Halten Sie diesen Punkt deshalb ausdrücklich offen und regeln Sie ihn, statt ihn stillschweigend zu übergehen.
Konkrete Übergabecheckliste: Welche Unterlagen und Nachweise übergeben werden müssen
Der Vorverwalter hat nach der Abberufung Nachwirkungs- und Abwicklungspflichten. Dazu zählt vor allem die vollständige Herausgabe aller Originalunterlagen, wie der VDIV-Beitrag zum Übergang beschreibt.
- Teilungserklärung und alle Nachträge im Original
- Vollständige Beschlusssammlung der Gemeinschaft
- Kontounterlagen, Kontostände und Vollmachten für Bankkonten
- Versicherungspolicen und Schadensakten
- Offene und bezahlte Rechnungen der letzten Jahre
- Belege zur Rücklage und zum aktuellen Wirtschaftsplan
- Bestehende Mietverträge, soweit die WEG Gewerbeeinheiten vermietet
Der Ablauf sollte formal und nachweisbar bleiben: Ein Übergabeprotokoll mit Empfangsquittungen dokumentiert, was wann übergeben wurde. Bei begründeten Zweifeln an der Vollständigkeit kann sogar eine eidesstattliche Versicherung verlangt werden, das bleibt aber die Ausnahme. Wichtig zu wissen: Es handelt sich um eine Holschuld. Der neue Verwalter muss die Unterlagen aktiv beim Vorverwalter abholen, ein Zurückbehaltungsrecht besteht nur in engen gesetzlich geregelten Fällen.
Der Nachfolger sollte unmittelbar nach Amtsantritt eine erste Begehung der Anlage vornehmen, die Kontenzugänge einrichten und alle Vertragspartner, von der Hausmeisterfirma bis zum Versicherer, über den Wechsel informieren.
Profi-Tipp: Legen Sie eine digitale Kopie aller übergebenen Unterlagen an, bevor Sie die Originale weiterreichen. Das erspart bei späteren Rückfragen den erneuten Kontakt zum Vorverwalter.
Auch die Wohngebäudeversicherung gehört zu den Punkten, die beim Eigentümerwechsel oder Verwalterwechsel häufig übersehen werden. Ein Beitrag von HMR Versicherungsmakler zeigt, worauf bei der Übergabe von Versicherungspolicen zu achten ist.
Haftungsfallen und Streitfälle: Was die WEG und Verwalter bedenken müssen
Typische Konfliktfelder entstehen dort, wo Pflichten unklar bleiben. Der Vorverwalter haftet, wenn er Unterlagen zurückhält oder eine fehlerhafte Abrechnung übergibt. Der neue Verwalter haftet dagegen, wenn er eine übernommene Abrechnung ungeprüft weiterreicht oder Fristen für die Jahresabrechnung verstreichen lässt.
- Bei verweigerter Herausgabe kann die Gemeinschaft die Unterlagen im Klageweg oder per einstweiliger Verfügung durchsetzen.
- Schadensersatzansprüche setzen in der Regel einen konkreten Nachweis des Schadens voraus, eine bloße Verzögerung reicht meist nicht.
- Für die Durchsetzung gegenüber Dritten braucht die Gemeinschaft häufig einen ausdrücklichen Beschluss, ein Alleingang des neuen Verwalters ist riskant.
Prävention ist hier wirksamer als Nachverhandeln: Eine vollständige Dokumentation, sorgfältige Protokolle und eine fachliche Prüfung der übernommenen Zahlen vor der endgültigen Abrechnung verhindern die meisten Streitfälle, bevor sie entstehen. Wer Zweifel an der rechtlichen Einordnung eines konkreten Falls hat, sollte sich an einen Rechtsanwalt oder Fachverband wenden, dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Hillwig-Praxis: Vorlagen, digitale Prozesse und typische Fehler vermeiden
In der Praxis beobachten wir häufig, dass Gemeinschaften nur die Abberufung beschließen und die Kündigung des Vertrags vergessen, mit der Folge, dass die Vergütungspflicht noch Monate weiterläuft. Ein sauber aufgebautes Übergabeprotokoll, das jede übergebene Unterlagenkategorie einzeln auflistet und quittieren lässt, schafft hier Klarheit für beide Seiten.
- Übergabeprotokoll mit Kategorien, Empfangsdatum und Unterschrift beider Parteien
- Digitale Ablage aller Dokumente im Kundenportal, zugänglich für Beirat und Eigentümer
- Klare Checkliste für offene Rechnungen und laufende Verträge
Digitale Prozesse mit durchgehendem Dokumentenzugriff erleichtern die Prüfung erheblich, weil Beirat und Eigentümer jederzeit nachvollziehen können, was übergeben wurde. Für Gemeinschaften in der Region unterstützen wir bei genau diesen Übergabeschritten vor Ort.
Kurzkommentar des Autors: Praxisfazit und wichtigste Handlungsempfehlung
Der häufigste Fehler ist nicht der Wechsel selbst, sondern die halbe Lösung: Nur die Abberufung zu beschließen und die Kündigung offenzulassen, kostet Gemeinschaften regelmäßig unnötige Monate an Vergütung. Ein protokollierter Doppelbeschluss und eine dokumentierte Übergabe verhindern die meisten späteren Streitigkeiten. Digitale, transparente Prozesse senken das Haftungsrisiko zusätzlich. Bei Unsicherheiten sollte die Gemeinschaft rechtzeitig rechtlichen Rat einholen, das erspart teure Nachverhandlungen.
— Uli
Wie Hillwig Immobilien & Hausverwaltung beim Verwalterwechsel unterstützt
Ein Verwalterwechsel bindet Zeit und Nerven, gerade wenn Beirat und Eigentümer den Prozess neben Beruf und Alltag stemmen müssen. Wir übernehmen die praktische Seite: Kontenklärung, Prüfung übergebener Unterlagen, Erstellung offener Jahresabrechnungen und die durchgehende Dokumentation im Kundenportal mit Zugriff für Beirat und Eigentümer.
Eine sauber begleitete Übergabe verkürzt die Einarbeitungszeit und macht jeden Schritt für alle Beteiligten nachvollziehbar, das reduziert das Risiko späterer Rückfragen oder Streitpunkte erheblich. Mit jahrelanger Erfahrung in der WEG-Verwaltung kennen wir die typischen Fallstricke eines Wechsels aus erster Hand.
Wenn Ihre Gemeinschaft einen Verwalterwechsel plant, erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot für die WEG-Verwaltung. Auch für die Erstellung offener Jahresabrechnungen im Rahmen der Übergabe steht Ihnen unser Abrechnungsservice zur Verfügung.
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Anwalt. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsfachperson zu Ihrer persönlichen Lage, bevor Sie auf Grundlage dieses Inhalts handeln.
Quellen
- Gesetzestext WEG (§ 24, § 25, § 26, § 28) — gesetze‑im‑internet.de
- BGH: Jahresabrechnung bei Verwalterwechsel — Haufe
- Verwalterpruefung
FAQ
Was muss man bei einem Verwalterwechsel beachten?
Am wichtigsten sind die korrekte Einberufung in Textform, ein Beschluss über Abberufung und Vertragskündigung gemeinsam und eine vollständige, protokollierte Übergabe der Unterlagen. Die Einberufungsfrist soll dabei mindestens drei Wochen betragen, wie § 24 WEG vorsieht.
Wie kann ich als Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung wechseln?
Die Gemeinschaft beruft eine Versammlung mit dem Tagesordnungspunkt Abberufung ein und beschließt diese mit einfacher Mehrheit. Parallel sollte die Kündigung des Verwaltervertrags beschlossen werden, damit die Vergütungspflicht nicht über die Amtsbeendigung hinaus fortbesteht.
Wer sucht einen neuen Verwalter für die WEG?
In der Praxis übernimmt meist der Verwaltungsbeirat die Vorauswahl und stellt geeignete Kandidaten der Versammlung vor, die endgültige Bestellung erfolgt dann durch Beschluss der Eigentümer. Kriterien wie Erfahrung, Zertifizierung nach § 26a WEG und Referenzen helfen bei der Entscheidung.
Welche Mehrheit braucht man, um die Hausverwaltung zu wechseln?
Für die Abberufung des Verwalters reicht eine einfache Mehrheit der in der Versammlung abgegebenen Stimmen, eine qualifizierte Mehrheit ist nicht erforderlich. Das gilt sowohl für die Abberufung selbst als auch für die Bestellung eines neuen Verwalters.
Wer erstellt die Jahresabrechnung bei einem Verwalterwechsel?
Seit der WEG-Reform ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet, der amtierende Verwalter handelt dabei als ausführendes Organ. Wer bei einem Wechsel zum Jahresende genau die ausstehende Abrechnung erstellt, sollte die Gemeinschaft im Beschluss oder Vertrag ausdrücklich klären, um Streit zu vermeiden.
